6 bước để có một kế hoạch họp lớp 20 năm hoàn hảo nhất

20 năm– đó là một quãng thời gian dài để gặp lại nhau sau bao biến cố của cuộc sống. Để cùng ôn lại những kỷ niệm ngày ra trường, một kế hoạch cụ thể là rất cần thiết. Dưới đây, là 6 bước để có một kế hoạch họp lớp 20 năm hoàn hảo nhất

BƯỚC 1: Thời gian tổ chức kế hoạch họp lớp 20 năm

6 bước để có một kế hoạch họp lớp 20 năm hoàn hảo nhất

Chương trình họp lớp kỷ niệm 20 năm là một chương trình lớn, nên việc lựa chọn thời gian là rất quan trọng. Nếu như đạt được sự đồng thuận của tất cả các thành viên trong lớp thì việc lựa chọn sẽ có phần đơn giản và linh hoạt hơn.  Bởi có những lớp tổ chức họp lớp mỗi năm một lần, tuy nhiên cũng có lớp lấy mốc 5 năm tổ chức một lần. Riêng với những chương trình họp khóa, thời gian được chọn thường dài hơn, từ 10 năm, 15 năm, 20 năm…

Để thời gian tổ chức kế hoạch họp lớp 20 năm phù hợp nhất với cả lớp, nên để chương trình được diễn ra vào cuối tuần hoặc trong dịp nghỉ lễ dài như nghỉ lễ 30/4; quốc khánh 2/9… Đây là thời gian mà mọi người sẽ không quá bận và khả năng đến tham dự sẽ cao hơn. Bên cạnh đó, chúng ta cũng có thể sử dụng hình thức trưng cầu dân ý. Đưa ra một số thời gian hợp lý để mọi người cùng thảo luận và lựa chọn thời gian tổ chức họp lớp 20 năm.

BƯỚC 2: Số lượng và thành phần tham dự kế hoạch họp lớp 20 năm

Xác định số lượng và thành phần đến tham dự là bước tiếp theo trong kế hoạch. Bởi sau 20 năm ra trường, có những bạn đã ra nước ngoài định cư, chuyển nơi ở… nên không thể tham dự chương trình được. Bên cạnh đó, xác định xem các bạn có cho vợ hay con cái đi theo trong buổi họp lớp này không? Để có sự chuẩn bị chu đáo.

Về thành phần tham dự thường sẽ là các thầy cô giáo chủ nhiệm, bộ môn, các thành viên trong lớp, người thân trong gia đình các thành viên (tùy theo mục đích tổ chức).

BƯỚC 3: Dự trù kinh phí để thực hiện kế hoạch họp lớp 20 năm

Kinh phí tổ chức chương trình bao giờ cũng là chủ đề nhạy cảm với mỗi sự kiện. Vì thế, để đảm bảo chương trình họp lớp diễn ra thành công việc dự trù trước chi phí là rất cần thiết và quan trọng. Để xác định được khoảng kinh phí phù hợp bạn cần liệt kê các hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện, rồi từ đó xác định đâu là hạng mục cần thiết, đâu là việc không cần. Từ đó sẽ giúp bạn lên dự trù ngân sách vừa hợp lý vừa đạt hiệu quả.

Thông thường kinh phí tổ chức sẽ do mỗi cá nhân đóng góp và xin tài trợ từ các bạn trong lớp có điều kiện kinh tế. Để đảm bảo chương trình được diễn ra đầy đủ, bạn nên thông báo đến các thành viên trong lớp đăng ký số người tham gia và chuyển trước kinh phí.

BƯỚC 4: Xây dựng kịch bản họp lớp 20 năm

6 bước để có một kế hoạch họp lớp 20 năm hoàn hảo nhất

Kịch bản họp lớp 20 năm sẽ phụ thuộc vào bạn muốn chương trình họp lớp của mình diễn ra thế nào và để lại những xúc cảm đến người tham dự? Tuy nhiên, một kịch bản cần đảm bảo những yếu tố sau:

+ Nội dung kịch bản mới lạ, hấp dẫn

+ Mc phù hợp

+ Thu hút được sự quan tâm của các thành viên tới tham dự

+ Chương trình giao lưu văn nghệ

+ Cần tạo điểm nhấn cho chương trình họp lớp 20 năm

+ Chuẩn bị slogan, bài diễn văn

+ Đề cao sự tri ân thầy cô

+ Đội quay phim chụp ảnh để lưu lại những kỷ niệm đáng nhớ: ảnh lớp, ảnh sự kiện teambuilding, video clip…

Bạn có thể tham khảo kịch bản sau:

+ Đón tiếp, ổn định tổ chức

+ Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần tham dự

+ Đọc diễn văn – bạn A

+ Phát biểu của đại điểu (các thầy cô,

+ Tặng hoa và quà kỷ niệm

+ Chụp ảnh lưu niệm

+ Trình chiếu clip

+ Ẩm thực, giao lưu văn nghệ

BƯỚC 5: Địa điểm tổ chức kế hoạch họp lớp 20 năm

Thông thường, địa điểm tổ chức họp lớp 20 năm thường được tổ chức tại các nhà hàng, quán ăn có vị trí gần khu vực trung tâm, thuận tiện đi lại; không gian phù hợp với số lượng người tham dự để chương trình đạt được hiệu quả mong muốn.

Nhưng hiện nay, với xu hướng kỷ niệm họp lớp kết hợp cùng du lịch team building, bạn có thể chọn những địa điểm tổ chức họp lớp tại nơi khác các bãi biển, các resort…

BƯỚC 6: Phân công nhiệm vụ thực hiện kế hoạch họp lớp 20 năm

Sau khi xây dựng kế hoạch họp lớp 20 năm, bạn cần phân công công việc rõ ràng, cụ thể cho từng người như sau: Chuẩn bị tiệc – nhóm A, chuẩn bị nơi nghỉ ngơi – bạn B, chuẩn bị chương trình – bạn C, mời khách mời – bạn D, đọc diễn văn – bạn A, đặt quà kỷ niệm – bạn M, đặt hoa – bạn H….

Trên đây là 6 bước để có một kế hoạch họp lớp 20 năm hoàn hảo nhất. Hy vọng rằng, các bạn đã xây dựng được một chương trình kỷ niệm tuyệt vời để ghi lại những khoảng khắc khó quên sau 20 năm ra trường.

Makes Your Ideas Be Active
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN * TỔ CHỨC HỘI THẢO SỐ 1 VIỆT NAM
Hà Nội & Miền BắcP102 H50, Alane 41/27 Vong Str, Hai Ba Trung Dist, Hanoi
T: 024.66888684 | 024.36285414   F: 84.24.36285415   M: 0989.313339
Branch Offices:
Tuyên Quang & Tây Bắc: 0989 313339  | 08475 33333

Quảng Bình & Miền Trung:  0232.3868666 | 0232.3836333   M: 090 3295 730

Hồ Chí Minh & Miền Nam:    028.22 656666   M: 0835 333 331    Websitewww.tochucsukienxanh.com | www.tochuchoithao.com | www.vietgreenmedia.com |  www.vietgreenevent.com
Email: vietgreenmedia@gmail.com |  tochucsukienxanh@gmail.com | vietgreenevent@gmail.com

Các bài viết khác

BACK TO TOP